لن تعد الفوترة الإلكترونية خيارًا اعتبارًا من 1 يوليو 2025. لتجنب العقوبات وخاصة للاستفادة من مزاياها، يجب على الشركات أن تبدأ الآن في إعداد انتقالها.
👈 إليك خطة من 5 خطوات نوصي بها لنجاح انتقالك إلى الفوترة الإلكترونية في تونس.
الخطوة 1: إجراء تدقيق داخلي
قبل اختيار حل، يجب فهم وضعك الحالي:
- حجم الفواتير: كم تصدرون منها شهريًا (عملاء عموميين، خاصين)؟
- الصيغ المستخدمة: ورق، PDF، برنامج داخليCRM، ERP؟
- التدفقات الداخلية: من يصدر، من يحقق، من يقوم بالأرشفة ؟
- القيود القانونية: هل أنتم مرتبطون بـ DGE، مزود الدولة، أو في قطاع استراتيجي (الوقود، الأدوية)؟
👈 يتيح هذا التدقيق السريع تحديد احتياجاتك الحقيقية وإعداد خطة للامتثال.
الخطوة 2: اختيار برنامج متوافق
يجب أن تتوافق الفاتورة الإلكترونية مع تنسيق TEIF ويجب أن تكون حل التوقيع معتمدة من TUNTRUST. لتحقيق ذلك، يحتاج الأمر إلى برنامج قادر على:
- إنشاء تنسيق TEIF من بيانات الفاتورة الخاصة بك (XML منظم)،
- توقيع فواتيركم إلكترونيًا باستخدام شهادة مؤهلة من TUNTRUST مع مكون توقيع معتمد،
- إرسال تلقائي إلى TTN، واسترجاع ملف xml TEIF النهائي المعتمد (الموقع) من قبل TTN
- إنشاء فاتورة مع رمز QR + المرجع الوحيد لنسخة الورق من فاتورتك.
⚠️ انتباه: مجرد PDF مُرسل عبر البريد الإلكتروني لا يكفي، حتى لو تم توقيعه يدويًا.
👈 تم تصميم TEIF Manager لتلبية هذه المتطلبات، ولكن يجب اتخاذ القرار من خلال مقارنة الميزات والدعم والسهولة.
الخطوة 3: دمج الحل في عملياتك
البرمجيات وحدها لا تكفي: يجب أن تتكامل مع ممارساتك المحاسبية والتجارية.
- الاتصال مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برنامج المحاسبة،
- إعداد سير العمل الداخلي (التحقق، الإصدار، الإرسال)،
- تعريف الأدوار وحقوق الوصول (محاسب، مالي، إدارة).
👈كلما كانت عملية الدمج أكثر سلاسة، كانت الانتقال أقل إيلامًا لفرقك.
الخطوة 4: تدريب فرقك
النجاح يعتمد على المستخدمين. حضّر موظفيك لـ :
- إنشاء وإرسال فاتورة مطابقة،
- تحقق من التوقيع الإلكتروني وإشعار الاستلام TTN،
- إدارة الرفض (مثل: خطأ RNE، تنسيق غير صحيح...).
💡 نصيحة: نظم ورش عمل عملية مع فرقك المالية والتجارية ليختبروا النظام قبل الانتقال الرسمي.
الخطوة 5: التحول تدريجياً والاختبار
أفضل استراتيجية هي تجنب الانفجار العظيم.
- المرحلة التجريبية: اختر بعض العملاء الاستراتيجيين (مثل: الهيئات العامة).
- متابعة: تحقق من عوائد TTN، المواعيد النهائية، وأي رفض محتمل.
- التعميم: بمجرد إتقان العملية، قم بتوسيعها لتشمل جميع فواتيرك.
👈تقلل هذه المرحلة التدريجية من المخاطر وتتيح لك أن تكون مستعدًا.
باختصار
وضع نظام الفوترة الإلكترونية يعني:
- تقييم احتياجاتك،
- اختيار حل متوافق،
- دمج في تدفقاتك،
- تدريب فرقك،
- التحول تدريجياً.
مع التحضير الجيد، لن تكون الفوترة الإلكترونية مجرد التزام قانوني، بل ستكون رافعة للفعالية والتحديث لشركتك.
